Как установить режим коммерческой тайны в организации

Ошибки, из-за которых коммерческая тайна не работает. Как защитить важную информацию компаниию. Узнайте, чем дополнить локальные акты, чтобы обезопасить информацию компании.

В статье разобрали, какие ошибки допускают работодатели, когда защищают информацию компании, и как действовать, если сотрудник уволен из-за передачи коммерческой тайны конкурентам, однако требует восстановления на работе и компенсации. Из-за каких недочетов режим коммерческой тайны не срабатывает и что проверить в локальных актах компании, чтобы обезопасить важную информацию о ней, читайте далее.

Что относится к коммерческой тайне организации

Чтобы режим коммерческой тайны соблюдался, компании необходимо сначала определить, какие сведения отнести к такой тайне. Критерия всего два. Рекомендуем сверяться с ними не только когда составляете локальные акты, но и когда уже столкнулись с разглашением данных.

Первый критерий: информация обладает действительной или потенциальной коммерческой ценностью. Советуем исходить из того, как будете доказывать ее. Суды оценивают, как из-за того, что работник разгласил коммерческую тайну, снизились доходы компании, какие неоправданные расходы она понесла, сохранила ли свое положение на рынке или иным образом потеряла коммерческую выгоду.

Апелляционное постановление Омского областного суда от 23.06.2020 по делу № 22-1410/2020

Советуем оценить, какие сведения могут обернуться против компании, если станут доступны третьим лицам. Работодатель должен быть готов подтвердить, что активно использовал разглашенные сведения для бизнес-целей. Например, данные клиентов отнесли к коммерческой тайне и использовали для маркетинговых рассылок, которые приносили дополнительную прибыль.

Второй критерий конфиденциальных данных — неизвестность третьим лицам. Суд будет оценивать, носила информация закрытый характер или ее можно отнести к общедоступным данным.

 

К примеру, в одном из дел сотрудник направил постороннему лицу по электронной почте таблицу с клиентской базой компании и суммой контрактов с этими клиентами. Работодатель уволил сотрудника со ссылкой на формулировку из положения о коммерческой тайне. Оно относило сведения о клиентах к закрытым данным, которые нельзя разглашать.

Однако суд восстановил сотрудника на работе. Причина: он распространил сведения о клиентах по госконтрактам, которые заключала компания. Эти данные есть в свободном доступе в Единой информационной системе в сфере закупок, следовательно, они не могут быть коммерческой тайной. При этом суд отклонил довод о том, что сотрудник распространил сведения, которые работодатель обработал и систематизировал. Хотя это и потребовало значительных усилий и времени, сведения все же есть в открытом доступе, а третьи лица могут получить их свободно.

Апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 12.01.2022 по делу № 33-1525/2022

 

Вводят режим коммерческой тайны «общими словами» и не контролируют работу с конфиденциальной информацией

Закрепить закрытый перечень данных, которые относите к коммерческой тайне, следует в приказе.

 

Другой вариант — оформить в виде приложения к положению о коммерческой тайне. В этом же локальном акте стоит подробно прописать правила доступа к конфиденциальной информации и работы с ней. Размытых формулировок о том, что в компании действует режим коммерческой тайны, будет недостаточно. Ознакомить сотрудников с этими локальными актами необходимо под подпись. Кроме того, советуем вести учет лиц, у которых есть или был доступ к данным, например, с помощью специального реестра. В трудовые договоры и должностные инструкции таких сотрудников также следует включать разделы о порядке работы с коммерческой тайной и перечислить, какие именно сведения сотрудник обязан не разглашать.

Коммерческая тайна — сведения любого характера, например производственные, в отношении которых обладатель ввел режим такой тайны. Сведения должны иметь коммерческую ценность в силу неизвестности третьим лицам, у которых нет доступа к информации.

Рекомендуем фиксировать факты предоставления доступа как на бумаге, так и в электронном виде.

 

Например, входы в личный кабинет, скачивания на устройства. Также стоит наносить на материальные носители гриф «коммерческая тайна» и указывать обладателя такой информации. Аналогичный гриф можно проставить и в реквизитах документов, которые содержат коммерческую тайну. С помощью таких действий сможете обосновать: компания на самом деле ограничила свободный доступ к сведениям и контролировала, чтобы порядок работы с коммерческой тайной соблюдали. Это важно, поскольку суды считают: если компания не соблюдает режим коммерческой тайны со своей стороны, то требовать этого от работника затруднительно.

Так, Конституционный суд указывал: если обладатель информации предоставил к ней доступ, но безразлично относился к ее судьбе, то нельзя считать нарушением режима коммерческой тайны отправку сведений на личную электронную почту. «Безразличным отношением» КС посчитал тот факт, что работодатель не принимал мер, чтобы предотвратить выход информации из-под его контроля. Значит, действовал неосмотрительно.

Постановление КС от 26.10.2017 № 25-П

Суды разделяют логику Конституционного суда и проверяют, какие меры принял работодатель, чтобы ограничить передачу информации. Например, установил в локальном акте запрет на пересылку на внешние почтовые сервисы, облачные хранилища. Например, суд подчеркнул: если сотрудник отправит на сторонний электронный адрес конфиденциальную информацию, то создаст условия, чтобы ее в дальнейшем неконтролируемо распространили. При этом неважно, переслал сотрудник данные сам себе, чтобы поработать дома, или третьим лицам.

Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 10.03.2021 по делу № 88-2992/2021

Можно ли уволить работника, если на информации нет грифа «коммерческая тайна»

У судов нет единого мнения, считать ли гриф «коммерческая тайна» необходимым условием, чтобы уволить работника. Так, часть судов придерживаются формального подхода: увольнение возможно, только если установили режим коммерческой тайны, что нельзя сделать без грифовки. При этом в практике есть и противоположная позиция, когда уволить работника можно и в случае, когда грифа «коммерческая тайна» нет. В таких делах суды исследовали суть данных, которые распространял работник, и подчеркивали: само по себе отсутствие грифа не освобождает работника от ответственности, если разгласил информацию. Отсутствие такой отметки не означает, что отсутствует и коммерческая тайна. Поскольку единого подхода у судов нет, рекомендуем не отказываться от грифования в рамках режима коммерческой тайны.

 

Источники: апелляционные определения Санкт-Петербургского городского суда от 27.02.2020 № 33-2453/2020, Ставропольского краевого суда от 18.10.2017 № 33-7404/2017, Ростовского областного суда от 04.02.2021 № 33-1900/2021, МГС от 26.11.2015 № 33-44248/2015

 

Не проверяют, есть ли основания для привлечения к ответственности или увольнения сотрудников, которые разгласили сведения компании

Право уволить работника в связи с разглашением коммерческой тайны предусматривает ТК.ТК Для законного применения этого основания увольнения важно проверить, соблюдены ли одновременно все три условия:

ТК Подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК
• обязанность не разглашать данные прямо предусмотрели в трудовом договоре и доверили их сотруднику в связи с его трудовой функцией;
• трудовой договор перечисляет, какие конкретно сведения сотрудник обязан не разглашать;
• сведения, которые сотрудник распространил, относятся к персональным данным других работников или охраняемой законом тайне: государственной, коммерческой, служебной и иной.

 

Если нет хотя бы одного из этих условий, суд скорее всего не поддержит увольнение и компания понесет лишние издержки в споре с сотрудником.

Определения Первого кассационного суда общей юрисдикции от 17.01.2022 № 88-175/2022, Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 21.06.2022 № 88-11496/2022

Рекомендуем также подготовить доказательства того, что сотрудник нарушил режим коммерческой тайны. Важно подтвердить: он передал информацию туда, где работодатель не может обеспечить ее сохранность. Например, на личную флешку или телефон, стороннюю электронную почту. Для этого советуем провести служебное расследование, в рамках которого, к примеру, подготовить видео, опросить других сотрудников, запросить данные от коллег по компьютерной безопасности. Также следует получить от сотрудника письменные объяснения.

Кроме того, норма ТК прямо позволяет увольнять за разглашение персональных данных других сотрудников. То есть в случае разглашения клиентских данных, если их прямо не отнести к коммерческой тайне, уволить работника будет затруднительно. Поэтому, если ваша компания агрегирует большое количество данных не только своих сотрудников, но и клиентов, рекомендуем также отнести их к коммерческой тайне. В таких случаях суды отказываются восстанавливать сотрудников, которые скачали на личные устройства или передали третьим лицам данные клиентов. При этом уточняют: работодатель не обязан доказывать, что сотрудник разгласил сведения каким-то конкретным лицам и причинил вред компании.

Определения Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 02.12.2021 № 88-19793/2021, Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 14.01.2021 № 88-567/2021

Если из-за действий сотрудника компания понесла убытки, компании необходимо доказать факторы, которые косвенно можно вывести из судебной практики. Это прямой действительный ущерб работодателя, противоправность поведения работника, причинно-следственная связь между его действиями и ущербом, вина работника в ущербе. Кроме того, нужно обосновать, что сведения, которые работник разгласил, относятся к коммерческой или иной охраняемой тайне, с перечнем этих сведений работника ознакомили, они стали известны ему в связи с трудовыми обязанностями, и он обязался не разглашать такие сведения.

Пример из практики

Сам факт выгрузки конфиденциальных сведений на личный телефон — причина уволить за разглашение коммерческой тайны Сотрудник Оспаривал увольнение и требовал выплаты за вынужденный прогул. Работодатель Возражал: сотрудник передал третьему лицу конфиденциальные данные.

Суды. Три инстанции подтвердили законность увольнения. Сотрудник утверждал, что данные в мессенджере запросила коллега, которая имела право получить такую информацию. О том, что эта коллега больше не работает в банке, сотрудник не знал. Работодатель подтвердил факт выгрузки информации в мобильный телефон. Суд отметил: работодатель не обязан доказывать, что сотрудник передал сведения каким-либо конкретным лицам и причинил этим вред.

 

Источник: определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 02.12.2021 № 88-19793/2021

 

Хотя фактически доказывать разглашение информации сложно, соглашение о конфиденциальности — действенный сдерживающий фактор для сотрудников. Его воспринимают как обязательство, в том числе моральное, поскольку у компании есть формальный повод предъявить сотруднику иск.

Включают в соглашения о конфиденциальности наказания, которых нет в ТК

Работодатели, чтобы подстраховаться, комбинируют режим коммерческой тайны с иными способами защиты данных. В частности, заключают с сотрудниками соглашения о неразглашении конфиденциальной информации и устанавливают режим конфиденциальности в локальных актах. Такой режим позволяет защищать больший объем информации, регулировать общение со СМИ и публикации в соцсетях.

Однако важно учитывать: при таком режиме уволить работника за разглашение сведений нельзя. Исключение: распространил персональные данные. Но работодатель вправе привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности в виде замечания или выговора.

Зачастую в текст соглашения о конфиденциальности включают пункты о штрафах для сотрудников, если те раскроют информацию. Работодатели исходят из того, что такие соглашения регулируют гражданско-правовые отношения, а не трудовые. Но суды не соглашаются с этим. Указывают: требования возникают в первую очередь в связи с трудовыми отношениями, а значит, нельзя применять механизмы, которых нет в ТК. При этом работодатель не ограничен в том, какие механизмы ТК применять, и может взыскать прямой ущерб, когда привлекает работника к материальной ответственности.

Апелляционное определение МГС от 19.08.2020 по делу № 33-26594/2020, решение Черемушкинского районного суда г. Москвы от 06.10.2020 по делу № 2-5071/2020

Механизм конфиденциальности проще администрировать, он работает на предупреждение нарушения. Такое соглашение может носить гибридный характер: включать в себя требования на стыке защиты информации и работы с медиа. Например, можно установить, какие ограничения действуют для сотрудников, когда они взаимодействуют со СМИ, публикуют записи в соцсетях. Это особенно удобно для небольших компаний, у которых нет отдельных локальных нормативных актов по таким вопросам.