Какие трудовые документы можно подписать простой электронной подписью

Теперь компании вправе оформлять кадровые документы только электронно и не дублировать их на бумаге. Поправки в ТК разрешили перевести в цифру почти всю кадровую документацию, к примеру трудовые договоры, уведомления, приказ о переводе. Какие документы придется по-прежнему оформлять на бумаге, что запросить у работников, какие акты составить и другие вопросы, с которыми к вам придет кадровик.

Какие документы можно оформлять электронно

Теперь сможете создавать электронно почти все документы, которые раньше оформляли строго на бумаге. Исключений всего четыре. По-прежнему придется оформлять письменно и с живой подписью работника:

• трудовые книжки или сведения о трудовой деятельности;
• акты о несчастном случае на производстве;
• приказы об увольнении;
• документы об инструктаже по охране труда.

Как ввести электронный документооборот

 

Чтобы оформлять электронные кадровые документы, работодателям понадобится разработать и утвердить локальный нормативный акт — отдельное положение об электронном кадровом документообороте (ЭКДО). В приказе об утверждении такого положения следует указать, кто, в какой информационной системе и какими документами вправе обмениваться электронно. Еще понадобится определить, в какой срок работодатель сообщает работникам о новой системе и переходит на нее. Важно, чтобы срок уведомления наступал раньше даты, когда работодатель начнет создавать электронные документы работника.

 

Подробный порядок, как применять ЭКДО, компании следует закрепить уже в положении. Рекомендуем прописать, например, каким образом работники получают доступ к системе, формируют документы, проходят проверку электронной подписи. Кроме того, советуем указать, как работник получает и отзывает электронную подпись, что делать, если подпись скомпрометирована, а также как получить бумажные копии документов.

Нужно ли получать согласие работников на электронный документооборот

Работодатель должен не просто уведомить работников о том, что в компании будет действовать ЭКДО, но и получить их письменное согласие. Поэтому сообщите кадровикам: им придется, кроме приказа и положения об ЭКДО, составить еще уведомление о переходе на ЭКДО и согласие работника на такой переход. Если этого не сделать, документы не будут считаться подписанными. Ссылаться на них, к примеру, в ГИТ или суде компания не сможет. Исключение — работники без опыта, которых принимают в компанию после 1 января 2022 года. Для них работодатель вправе сразу оформлять документы электронно, без согласия. Остальные работники имеют право отказаться от того, что их документы будут только в электронном виде.

 

Если часть работников откажется переходить на ЭКДО, работодателю придется продолжить оформлять их документы на бумаге. Такое правило фактически не позволяет ввести ЭКДО для всех работников одновременно и в полном объеме. Работодатель оказывается в такой же ситуации, как с электронными и бумажными трудовыми книжками: вынужден заниматься двойной работой, если кто-то из работников против электронных документов. Поэтому посоветуйте кадровикам разъяснить: если у работника нет электронной подписи, платить за нее ему не придется. Расходы на использование подписи также покрывает работодатель.ТК Кроме того, работникам важно объяснить: даже при ЭКДО они смогут запросить у работодателя необходимый документ на бумаге. В течение трех дней работодатель выдаст его в форме копии электронного документа и заверит.

 

 

Как применять электронный документооборот

Работодатель вправе выбрать один из двух вариантов ЭКДО: использовать готовый государственный портал «Работа в России» либо разработать собственную внутреннюю систему. Разница между ними в том, что в государственной системе проще подписывать документы: работнику будет достаточно простой электронной подписи. Также не придется тратить деньги и время на разработку собственной программы. Сейчас «Работа в России» доступна только тем работодателям, которые участвуют в эксперименте по внедрению ЭКДО.

 

Все остальные смогут начать использовать ее с 1 сентября 2022 года. Доступ можно будет получить через Госуслуги. Однако документы, которые компании там разместят, станут полностью доступны ГИТ и иным госорганам. Они смогут в любой момент проверить кадровые документы, но о такой проверке компанию не уведомят.

 

122 ФЗ Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»

 

Если работодатель не хочет использовать государственный портал, он вправе разработать свою информационную систему. К ней пока нет специальных требований. ТК указывает лишь на то, что такая система должна давать возможность подписывать и хранить электронные документы, а также фиксировать, что работник и работодатель их получили.

Какие виды электронных подписей можно использовать в трудовых отношениях

Всего для ЭКДО может быть три электронные подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Если компания использует портал «Работа в России», работнику достаточно простой подписи для любого документа. В иной информационной системе вид подписи зависит от документа. По новому закону можно условно разделить все кадровые документы на основные и второстепенные. Основные закон перечислил прямо и указал, что для них понадобится усиленная подпись и работодателя, и работника. В своей информационной системе работодатель подписывает усиленной квалифицированной подписью, а работник — усиленной неквалифицированной:

• трудовые договоры;
• договоры о материальной ответственности;
• договоры на получение образования и ученические договоры;
• приказы о дисциплинарном взыскании;
• уведомления об изменении условий трудового договора;
• согласия на перевод на другую работу;
• заявления об увольнении и отзыве такого заявления.

Все прочие кадровые документы закон не выделяет, поэтому можно условно отнести их ко второстепенным. Чтобы подписывать такие документы, работнику достаточно простой электронной подписи, а работодателю — усиленной неквалифицированной.

 

Кроме того, чтобы заранее проверить, есть ли у работника электронная подпись, можно направить ему отдельный запрос или включить этот запрос в уведомление о переходе на ЭКДО. Так работодатель успеет оформить электронную подпись для тех работников, у которых ее нет.

 

Простую доверенность теперь отменяют через новый нотариальный реестр онлайн

 

Можно ли компании самой выбрать формат документов

Компания вправе сама выбрать формат документов, но только пока Минтруд не утвердит единые требования к электронным кадровым документам. Сделать это Минтруд должен до 1 марта 2023 года. В приказе укажет, какие реквизиты обязательны для документов, какая должна быть структура и состав файла.

 

Как действовать, если компания уже давно применяет электронный документооборот

Если работодатель организовал собственную систему ЭКДО, необходимо привести ее в соответствие новым требованиям ТК. Раньше компании могли использовать только закон «Об электронной подписи».63 ФЗ Проводили аналогию обычных электронных документов с кадровыми. Теперь придется проверить, какой вид подписи нужен по ТК. Например, если ранее приказ о дисциплинарном взыскании по договоренности подписывали простой подписью, то по новым правилам обязательно нужна усиленная.

 

 

Какой системой пользовались

Кадровые документы перевели в электронный вид с помощью собственной информационной системы. Начинали с небольшого перечня документов и по мере готовности сервисов постепенно его расширяли. В итоге перевели в цифру все кадровые документы, кроме трудовых книжек. Как и по новому закону, в ходе эксперимента была возможность использовать не свою систему, а платформу «Работа в России», но для сокращения сроков внедрения и обеспечения совместимости приняли решение использовать наиболее доступный вариант.

Что сделали перед тем, как перевести кадровые документы в цифру

Чтобы внедрить электронный кадровый документооборот (ЭКДО), разработали комплект организационно-правовых документов. Основной акт — положение об ЭКДО и о применении электронной подписи. Подготовили формы уведомлений работников о проведении эксперимента и заявления о согласии на участие в эксперименте. Разработали дополнительное соглашение к трудовому договору. Установили перечень видов кадровых документов, в отношении которых проводится эксперимент в PepsiCo, порядок и условия их создания, использования и хранения.

 

С какими вопросами приходили в юротдел

Работники, которые участвовали в эксперименте и получали электронные подписи, иногда забывали свои уникальные пароли — бывало, что и по нескольку раз. Также приходилось повторно оформлять подписи, когда у работников изменялись персональные данные. К тому же у отдельных работников были естественные сомнения, участвовать ли в эксперименте, и их также консультировали по правовым аспектам выпуска и применения электронных подписей. Со временем у коллег появлялись запросы на упрощение процедур — на расширение перечня документов, которые можно подписывать простой электронной подписью вместо усиленной квалифицированной. Из-за этого приходилось периодически пересматривать положение об ЭКДО.

Более 10 тыс. сотрудников компании по всей стране перешли на ЭКДО и получили усиленные квалифицированные электронные подписи. В условиях удаленной работы работники и работодатель стали быстрее и эффективнее взаимодействовать между собой, сэкономили значительные материальные ресурсы. Коллеги увидели для себя очевидные преимущества: можно не приезжать в офис и не тратить время на встречи с HR-специалистами, чтобы подписать или передать документы.

Какие проблемы возникнут у компаний из?за нового закона об ЭКДО

Если ранее в ходе эксперимента перевести в цифру можно было все кадровые документы, кроме трудовых книжек, теперь список исключений расширили. Так, по новым требованиям приказ на увольнение нельзя оформлять в виде электронного документа. Но работники, которые перешли на электронную трудовую книжку и подали заявление на увольнение по собственному желанию в электронном виде, скорее всего, не захотят приходить к работодателю ради того, чтобы ознакомиться и подписать приказ об увольнении на бумаге. Это значит, что работодателю придется задействовать дополнительные ресурсы — как деньги, так и время, — чтобы зафиксировать факт невозможности ознакомления работника с приказом на увольнение.