Как перевести работника на удаленную работу пошагово

Что нужно сделать заранее: выяснить, позволяет ли специфика деятельности работника выполнять ее удаленно.

 

Основной аргумент в разговоре с работником: работник сможет сам планировать свое рабочее время, не тратить деньги и время на дорогу, при этом он будет оставаться штатным сотрудником компании.

 

Этот способ избежать конфликтного увольнения может подойти работодателю в разных ситуациях: как альтернатива сокращению штата, когда рабочее место обходится слишком дорого и стоит задача сократить расходы на персонал; когда сотрудник работоспособный и талантливый, но у него не ладятся отношения с коллективом, а терять такого ценного специалиста не хотелось бы; когда работник «прослужил» в компании довольно долго, и из-за прежних заслуг или по каким-то еще причинам компания не может с ним расстаться.

 

В таких ситуациях выходом может стать дистанционный труд с обменом рабочей информацией через интернет и другие средства связи. Сейчас стало довольно популярно, когда работники совмещают работу на территории работодателя с работой на дому. При этом довольно большое количество людей, особенно в больших городах хотело бы работать так постоянно, а для представителей творческих профессий — это обычная схема. Преимущества для работников очевидны: не нужно тратить время на дорогу до работы и обратно; есть возможность самостоятельно организовать свое рабочее время; коллеги не отвлекают от производственного процесса.

 

Для работодателя привлекательные черты дистанционной работы связаны прежде всего с экономией на зарплате и офисных прощадях. Что нужно сделать заранее.

 

Проверить, возможно ли выполнять работу по этой должности дистанционно.

 

Удаленный труд подходит для рядовых сотрудников, но вряд ли подойдет топ-менеджеру или другому большому начальнику. Если же работник осуществляет функции менеджера, дизайнера, трудится в сфере компьютерных технологий, то, как правило, взаимодействие с работодателем в дистанционной форме не представляет большой проблемы. Однако если работник юрист или бухгалтер, очевидно, что сделать работу полностью дистанционной будет сложнее. Тем не менее это возможно. Для этого следует понять, как перераспределить обязанности, чтобы работник смог их выполнять без ежедневного присутствия в офисе. Например, если работник занимается составлением и визированием договоров, то, очевидно, что сами договоры он будет пересылать по почте, а визирование также будет в виде электронного сообщения либо с помощью специальных компьютерных программ.   

 

Определить функционал работника

 

Работник обязательно поинтересуется, чем же он на самом деле будет заниматься на дому. Поэтому важно очертить конкретный круг обязанностей, которые возлагаются на него, чтобы он не чувствовал, что отправлен в некую домашнюю ссылку. И, конечно, надо будет составить новую должностную инструкцию.

 

Оценить необходимость использования электронной подписи

 

Трудовой кодекс РФ устанавливает, что с дистанционным работником обмен результатами труда происходит с помощью документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью. Тем не менее ее использование — это право сторон. Необходимость в ее применении возникает в связи с тем, что теоретически работник и работодатель могут находиться в разных городах и никогда не встречаться физически. Помимо этого, данная подпись служит доказательством отсылки документов от одного адресата к другому. Но при этом использование устройств, позволяющих оформлять документы с помощью электронной подписи, потребует определенных финансовых затрат. В то же время стороны могут обойтись без использования такой подписи, но тогда есть риск, что в случае каких-то рабочих недоразумений не удастся четко подтвердить свою позицию. Поэтому прежде чем приступать к разговору с работником, следует уяснить, будет использоваться данная технология в работе или нет.

 

Продумать порядок взаимодействия с работником

 

Помимо общей схемы взаимодействия работника и работодателя, порядка направления заданий и получения результатов работы, важно понимать, каким образом работодатель будет контролировать рабочий процесс дистанционного сотрудника. Придется установить перечень средств связи и время, когда работник и работодатель могут выходить на связь друг с другом. Например, заранее оговорить, что с 09.00 до 18.00 работник доступен по телефону, электронной почте и в Skype, но с 13.00 до 14.00 у него обеденный перерыв. С общением по электронной почте тоже есть свои нюансы. Во-первых, стоит оговорить в трудовом договоре конкретные адреса такой почты, чтобы у работника не было сомнений по поводу того, где искать задания работодателя. Во-вторых, проверка такой почты должна быть указана в качестве одной из обязанностей работника. Это позволит работодателю защититься от возможных злоупотреблений работника в виде уклонения от получения служебных поручений. В-третьих, нужно определиться с кругом лиц, которые имеют право давать задания сотруднику, чтобы избежать неприятных ситуаций, когда работник выполнял задание, которое его непосредственный руководитель ему не давал. И, наконец, в- четвертых, лучше заранее решить вопросы о том, кто оплачивает услуги сети Интернет и как будет происходить взаимодействие работника и работодателя в случае, если данный вид связи оказался недоступен по обстоятельствам, которые не зависели от сторон.

 

Беседа с работником

 

Обозначьте цель разговора. Начиная беседу с работником о переводе его на дистанционный труд, следует прежде всего подготовить обоснование такого решения. Работодатель может пойти двумя путями. Первый — начать беседу с того, что между сторонами возник конфликт, существование которого никто не отрицает, и перевод на дистанционный труд мог бы стать отличным выходом в сложившейся ситуации. Второй — обосновать необходимость для данного сотрудника работать дома обстоятельствами, которые не зависят от воли работодателя, а навязаны вышестоящим руководством. Например, с целью сокращения затрат на содержание рабочих мест. Каждый из этих вариантов имеет свои плюсы и минусы. Если работник и работодатель не отрицают наличия между ними неприязни, то можно построить беседу как поиск способа решения этой проблемы. Такой вариант подходит, когда конфликт находится на стадии обострения, и нет смысла его скрывать. Ваша открытость и понимание проблем работника вызовет у него уважение и расположит к беседе. И, наоборот, описание работнику несуществующих причин, которые, на ваш взгляд, требуют изменения его вида занятости, могут вызвать отторжение и станут препятствием к конструктивному диалогу. Особенно, если он понимает, от кого исходит инициатива подобных перемен. Если работник и работодатель не вступают в открытую конфронтацию и имеющийся у них конфликт носит завуалированный характер, то в беседе с работником можно обосновать необходимость изменения вида занятости объективными причинами. В частности, вы можете объяснить работнику, что компания хочет оптимизировать офисное пространство и перевести отдельных работников на дистанционную работу. Такой посыл будет благосклоннее воспринят работником, так как он не имеет прямой связи с его личностью. Можно отдельно подчеркнуть, что перевод на дистанционный труд затронет и других сотрудников компании. Можно показать или упомянуть о соответствующих приказах руководства.

 

Опишите преимущества дистанционной работы. Сначала работник может вовсе не обрадоваться перспективе перебраться из офиса на работу в собственную квартиру. Поэтому очень важно объяснить, какие преимущества он получает, работая не выходя из дома: кроме того, что больше не придется тратить время и деньги на дорогу до работы и обратно, никто больше не будет напрямую контролировать процесс его работы. Станет важен только сам результат его труда. И это при том, что не выходя из дома, работник будет получать абсолютно такую же зарплату, премию, отпускные, больничные и все другие выплаты. В общем, сохранит все преимущества штатного сотрудника и ничего не потеряет. Правда, не все компании идут по этому пути. Некоторые разрабатывают разные социальные пакеты для офисных и «домашних» работников. В случае если в организации ситуация обстоит именно так, работника нужно поставить об этом в известность, но в беседе делать особый акцент на преимуществах домашней работы, увеличении свободного времени, отсутствии контроля и т. д. И здесь важно не перестараться, потому что введение сотрудника в заблуждение по поводу  условий труда может сыграть против работодателя. Например, работник откажется подписывать договор с новыми условиями или прервет переговоры.

 

Значит, вместо тихой альтернативы увольнению мы получим классический трудовой конфликт, которого изначально и хотели избежать.

 

Объясните, как документально будет оформляться перевод на дистанционную работу. Достигнутые с работником устные договоренности лучше сразу зафиксировать письменно. Однако до недавнего времени дистанционный труд как таковой в юридическом смысле не существовал, поэтому есть целый ряд практических вопросов. Дистанционным работником может быть лицо, которое заключило трудовой договор о дистанционной работе.

 

Очевидно, что с работником, которого вы хотите перевести на такой вид занятости, был ранее заключен стандартный трудовой договор. Возникает вопрос — нужно ли заключить с работником новый трудовой договор, или условие о дистанционной занятости можно внести с действующее соглашение между работником и работодателем? Если следовать буквальному прочтению ст. 312.1 Трудового кодекса РФ, то работа в рамках старого договора не будет являться дистанционной. Поэтому правильней будет расторгнуть старый трудовой договор и заключить новый — о дистанционном труде. Для работодателя этот вариант выгоднее, так как позволит начать дистанционные отношения «с чистого листа», прописать новые условия работы. Но предложение о расторжении действующего трудового договора может быть неверно воспринято работником как попытка уволить его, даже несмотря на ваше обещание заключить сразу же договор о дистанционной работе. Выходом из такой ситуации может стать одновременное оформление всех необходимых документов. То есть пригласить работника подписать приказ об увольнении и сразу же заключить договор о дистанционной работе.

 

Можно даже предложить работнику сначала заключить договор о дистанционной работе, а затем расторгнуть предыдущее соглашение. С другой стороны, работник может наотрез отказаться заключать новый договор и потребовать оформить перевод на дистанционный труд путем внесения изменений в действующий договор. Формально закон не запрещает поступать именно таким образом. Ведь и до внесения изменений в Трудовой кодекс РФ о дистанционном труде такая форма занятости теоретически была возможна. Однако после внесения изменений о дистанционном труде в Трудовом кодексе появилась совершенно четкая и точная установка о том, что удаленная работа должна оформляться отдельным соглашением. Если работодатель пойдет на поводу у работника и просто внесет изменения в действующий трудовой договор, то это приведет к тому, что в случае возникновения конфликтной ситуации работник без труда докажет, что его работа формально не являлась дистанционной. Это лишит работодателя возможности использовать дополнительные основания увольнения, которые можно было предусмотреть в трудовом договоре о дистанционной работе. На самом деле, возможность включить в трудовой договор о дистанционной работе дополнительные основания увольнения работника, которые невозможно закрепить в обычном договоре — это большое преимущество для работодателя.

 

Конечно, это вовсе не означает, что работодатель может придумать какие угодно основания для увольнения и расторгнуть трудовой договор по собственной прихоти. Гарантии, направленные на защиту прав работников, никто не отменял. Но, тем не менее, если причины увольнения будут обоснованы (например, нарушение порядка передачи результатов труда или длительный невыход на связь, или любое другое нарушение условий дистанционного договора), то увольнение будет признано судом вполне законным. Если же перевод будет оформлен как внесение изменений в действующий трудовой договор, то не факт, что трудовая инспекция или суд посчитает увольнение по дополнительным условиям правомерным. Ведь в кодексе нет нормы, которая позволила бы квалифицировать внесение изменений в трудовой договор о работе на дому как новое соглашение о дистанционном труде. Поэтому идеальный вариант для работодателя — это заключение нового договора. В то же время и вариант с внесением изменений в действующий договор также возможен. Просто нужно учитывать те особенности, которые необходимо будет соблюсти при оформлении подобного варианта.

Какие документы нужны при переводе сотрудника на удаленную работу

Документальное оформление процедуры

 

От того, какой вариант выберут работодатель и работник, будет зависеть порядок документального оформления достигнутых договоренностей.

 

Вариант 1. Заключение трудового договора о дистанционной работе

 

Попросите работника написать заявление об увольнении по собственному желанию или по соглашению сторон. Это технический момент, потому что у работника в данной ситуации не может быть одновременно двух трудовых договоров (если только один из них не заключен для работы по совместительству). Необходимо это в первую очередь для того, чтобы прекратить обычные трудовые отношения и начать новые — дистанционные.

 

Подготовьте приказ об увольнении работника. Приказ составляется по унифицированной форме Т-8, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Внесите в трудовую книжку запись об увольнении работника. Несмотря на то, что работник продолжит работать дистанционно, в трудовую книжку нужно внести запись о расторжении старого трудового договора. Для работодателя это более безопасный вариант, нежели внесение изменений о работе на дому в действующий трудовой договор. Запись заверяется подписью работника и специалиста отдела кадров, а также печатью организации (п. 35 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

 

Выдайте справку о среднем заработке за 2 календарных года. Обычно эта справка необходима работнику для ее представления на новом месте работы для расчета больничного. В нашем случае работодатель у работника не меняется. Тем не менее такую справку все равно нужно составить и приобщить к документам, которые хранятся в личном деле работника, чтобы избежать претензий проверяющих органов. Справка составляется по форме, утв. приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Попросите работника написать заявление о приеме на дистанционную работу. По общему правилу заявление не является обязательным документом при приеме на работу. Закрепить результаты беседы поможет перефразирование Хорошим способом донести свою позицию до собеседника является перефразирование. Его суть заключается в том, что работодатель обобщает сказанное работником, ничего не добавляя и не комментируя, а затем своими словами формулирует то, к чему стороны пришли в ходе беседы, и выясняет, все ли понято верно. Это позволяет собеседнику проверить свою точку зрения еще раз, дополнить ее или в случае необходимости скорректировать. Несмотря на кажущуюся простоту этого метода, перефразирование не всегда легко дается тем, кто привык участвовать в беседе как руководитель, управляя ее ходом и излагая собственные доводы. Поэтому, чтобы переговоры были конструктивными, важно показать, что вы понимаете позицию работника. Перефразирование — это как раз знак внимания к собеседнику, явное подтверждение того, что вы серьезно анализируете его точку зрения и, следовательно, относитесь к нему положительно.  Однако оформить его будет не лишним. Оно может стать дополнительным подтверждением того, что работник добровольно согласился работать дистанционно. Заключите с работником трудовой договор о дистанционной работе. В договоре должно быть обязательно указано, что трудовая функция работника будет выполняться дистанционно.

 

Издайте приказ о приеме на работу. Он оформляется по унифицированной форме Т-1, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. В графе «Условия приема на работу, характер работы» нужно указать «дистанционная работа». Внесите запись в трудовую книжку о приеме на дистанционную работу. Так как Инструкция по заполнению трудовых книжек не содержит специального правила оформления приема на дистанционную работу, запись об этом, по общему правилу, производится согласно п. 3.1 этого документа. Ознакомьте работника с новой должностной инструкцией. В этой инструкции должны быть определены обязанности работника с учетом специфики дистанционной работы, сроки передачи результатов труда, часы сеансов связи и т. д.

 

Вариант 2. Внесение изменений в действующий трудовой договор

 

Попросите работника написать заявление о переводе на дистанционную работу. Это не является необходимым, но позволит доказать добровольность волеизъявления работника. Заключите соглашение к трудовому договору. В соглашении укажите, что с оговоренной даты работник осуществляет трудовую функцию дистанционно. Также нужно отразить конкретные обязанности работника, сроки выхода на связь, порядок передачи результатов труда. Никаких дополнительных документов больше оформлять не потребуется.